Le cordonnier le plus mal chaussé, chacun connaît l’adage. C’était un peu notre situation en ce qui concerne les données de gestion internes à notre association, réparties à grand renfort de clés USB et autres disques externes, voire expatriées sur des documents Google.

Mais rien n’est inéluctable : nous avons entrepris de réorganiser notre système d’information (SI) de façon à partager les données entre les membres du bureau, de manière fiable et sécurisée.

Notre choix s’est porté sur un serveur privé virtuel (VPS) fourni par l’entreprise française OVH, qui héberge déjà notre site web.

Les machines virtuelles, nous connaissons bien ! Dominique Renaudeau, l’un de nos adhérents de longue date, nous avait fait don d’un serveur Dell professionnel et l’avait installé. La mise en œuvre de cette technologie a permis à un grand nombre d’entre nous de monter en compétences.

Ce VPS a donc été paramétré pour répondre aux besoins standards d’une association, avec quelques compléments.

On y trouve ainsi :

• Un réseau privé virtuel (VPN) avec WireGuard : rapide et sécurisé, il crée un tunnel chiffré pour se connecter au serveur et accéder à ses services en toute confidentialité.
• Un service de partage de fichiers réseau avec Samba : pour accéder aux dossiers du serveur directement depuis l’explorateur de fichiers de votre ordinateur (Windows, Mac ou Linux).
• Un gestionnaire de fichiers web avec FileBrowser : pour parcourir, téléverser, organiser et partager les documents du serveur depuis un simple navigateur.
• Un éditeur de texte collaboratif en temps réel avec HedgeDoc : pour rédiger et partager des documents, comptes-rendus et notes de réunion au format Markdown.
• Un outil de base de données collaborative avec Baserow : pour organiser, structurer et partager nos données (adhérents, matériel, projets) sous forme de tableaux et formulaires sur mesure.

Avec cette panoplie d’outils, nos principaux besoins sont couverts. Nous sommes deux personnes à maîtriser les modalités d’installation et de fonctionnement, et en mesure de faire évoluer cette architecture.

En termes de coût, le budget annuel chez OVH pour ce VPS est d’environ 50 €.

Preuve qu’avec des outils libres et un budget maîtrisé, une association peut reprendre le contrôle complet de ses données.